TEKLİF YÖNETİMİ

Her şey teklifle başlar…

İyi hazırlanan bir teklif, birçok firma ile rekabet içinde olacağınız bir ihale sürecinde, işi almanız için olmazsa olmaz demektir.

Savunma sanayinde teklif, devletin ilan ettiği bir mal ve hizmet ihtiyacını karşılamak için aday olan firmaların fiyat, kalite, süre vb. açısından birbirleriyle yarıştıkları ihale sürecinde var olmak için sundukları bir doküman setidir. (Teklif, firmanın yapmaya aday olduğu iş için genellikle en ucuza en iyi kalitede mal ve hizmeti nasıl sağladığını anlattığı doküman setidir. Önemli bir süreç olarak bir yönetim gerektirir. Bazen 1 hafta, bazen aylar boyunca süren teklif hazırlama ve ihale süreçleri olabilir. Savunma sanayiinde özellikle büyük platform (gemi, uçak, helikopter vb.) veya bazı sistemlerin (büyük bilgi sistemleri, radar sistemleri vb.) tedariki için devlet tarafından başlatılan ihale süreçleri birkaç yıl kadar sürebilmektedir.)

Normal şartlar altında, savunma sanayi sektöründe firmalarda çalışan personelin büyük kısmı, direkt veya dolaylı olarak bir gün teklif hazırlama süreci içinde görev alır. Çünkü teklif sadece fiyat veya bir ürünün teknik özelliklerini tarif eden mühendislik çalışmasından oluşmaz. Hemen hemen her teklifte proje yönetimi, kalite, finans ve muhasebe, malzeme planlama, konfigürasyon yönetimi, satın alma, güvenlik, satış sonrası hizmetler, entegre lojistik destek, sözleşme yönetimi gibi şirket birimlerinin katkı sağladığı kısımlar mevcuttur. İlgili tüm birimlerin yan yana gelmesiyle, optimize edilmiş ve müşteri ihtiyaçlarını karşılayan bir çözüm oluşturulabilir.

Teklifler, ihale süreçlerinin en önemli doküman setleridir. Bu bağlamda, teklifler konusunu, ihale süreçleri üzerinden inceleyeceğiz.

Bir ihale sürecine baktığımızda, işin alınması ile imzalanacak Sözleşmenin yürürlüğe girmesine kadar geçen süre temel olarak aşağıdaki aşamalardan oluşur:

İhale öncesi dönem
İhale Dönemi
İhale sonrası dönem (Sözleşme’nin Yürürlüğe girerek işin başladığı tarihe kadar)

Teklif, bir “hazırlama” süreci değildir. Teklif, bir yönetim sürecidir. Çünkü riskin öngörülmesi, rekabette avantaj yaratacak düşük maliyetli çözümlerin, yüksek teknik özelliklerle optimize edilmesi, stratejinin belirlenerek uygulanması, ekonomik, politik ve teknolojik faktörlerin yakından ve dikkatle izlenerek gerektiğine önlemler alınması, hareket tarzının geliştirilmesi gibi bir dizi eylem gerektirir.

Teklif yönetiminde tecrübe kazanılması, belirli bir kademeye gelmiş pek çok çalışan için hâkim olunması gereken bir alandır.

İhale Öncesi Dönem

Firmalar, ihale öncesi dönemi sunumlar, ziyaretler, fuar etkinliklerine katılım, kurumsal iletişim marifetiyle sosyal medya ve basın tanıtım faaliyetleri ile geçirirler. “Biz şunu yaptık”, “bunu da yapacağız”, “en iyi biz yaparız”, bazen de "bir tek biz yapabiliriz" mealinde geçen tanıtım faaliyetleri “sektörde ben de varım” demenin öncül adımlarıdır. Bu adımlar genellikle ölçülü atılır. Çünkü dürüst ve açık bir tanıtım politikası, sürdürülebilir ve güvenilir bir firma olmanın koşullarından biridir.

Bilgi İstek Dokümanı (BİD)

Bir ihale süreci öncesinde, ileride bir ihale gerçekleşeceğine dair işaretlerden biri olarak kabul edilen dokümanlardan biri, SSB tarafından yayınlanan Bilgi İstek Dokümanı (BİD) çağrılarıdır. SSB web sitesinde yayınlanan BİD çağrıları, SSB’nin genellikle bir sonraki süreçte yayınlayacağı bir Teklife Çağrı Dosyasının (TÇD) öncülüdür.

BİD dokümanı bir ihale dokümanı değildir. İhaler öncesinde SSB’nin, firmaların bir proje için ürün hakkında mevcut kabiliyetlerinin ne olduğunu öğrenmek için bilgi toplantığı dokümandır. SSB, BİD dokümanında, istekli olan firmaların süre, tahmini maliyet, temel teknik özellikler gibi konularda ön cevaplarını alarak bir ihale öncesinde hangi firmaların ne tür çözümleri olabileceği hakkında bilgi toplar. İngilizcesi Request for Information (RFI)’dır.

Bir ihale öncesi SSB'nin BİD çağrısı yayınlama zorunluluğu yoktur. Direkt TÇD yayınlayarak da ihale sürecini başlatabilir.

Teklife Çağrı Dokümanı (TÇD)

TÇD, bir yarışın başlangıç düdüğü gibidir. Çünkü SSB, ihale sürecini Teklife Çağrı Dosyası (TÇD) yayınlayarak başlatır. TÇD yayınlandığına dair bilgi SSB web sitesinde de yer alır.

TÇD içeriğine ayrıntılı olarak bir sonraki paragrafta bakacağız. Öncesinde, kamuda ihale süreçleri hakkında biraz bilgi edinelim:

Türkiye’de devletin ihtiyaçlarının karşılanmasının yolları kanunlarla belirlenmiştir. Hangi kurumlar, hangi türde ihtiyaçlarını nasıl karşılayacaklar, kimler hangi kanuna uygun satınalım veya tedarik yapacak, her ayrıntı kanunlarda yer bulmuştur.

Genel olarak, devletin ihtiyaç duyduğu tüm ihaleler için en sık ve yaygın olarak kullanılan kanun, 4 Ocak 2002 tarihinde yayınlanmış ve gerekli güncenlemelerle bugüne kadar yaşatılarak gelmiş olan 4734 sayılı kanun “Kamu İhale Kanunu”dur. Genel olarak kısaltmasıyla, KİK olarak anılır. Devletin ihaleleri nasıl yapacağı belirlenmiş olduğu şekilde, ihale süreci sonucunda bir sözleşmeyi nasıl imzalayacağı da belirlenmiştir. Bu da 5 Ocak 2002 tarihinde yayınlanmış, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunudur.

Diğer bir kanun da 8 Eylül 1983 yılında yayınlanmış ve gerekli güncellemelerle bugüne kadar yaşatılarak gelmiş olan 2886 sayılı “Devlet İhale Kanunu (DİK)”dir. 2003 yılından itibaren devlet tarafından yapılan alımlar 4734 sayılı kanuna (KİK) göre yapılmaktadır ancak Devlet İhale Kanunu da halen yürürlüktedir. Bir ihale, KİK kapsamına giriyorsa devlet tarafından öncelikle KİK, KİK kapsamına girmiyorsa DİK uygulanır.

Savunma sektöründeki satınalımların hepsi KİK kapsamında olduğundan, savunma sektöründe çalışanlar için KİK’in bilinmesi yeterlidir.

Kamu ihaleleriyle ilgili her türlü bilgiye EKAP Akademi üzerinden erişebilirsiniz: ekapakademi.kik.gov.tr Ayrıca, ihale.gov.tr adresini de ziyaret ederek Kamu İhale Kurumu web sitesinden ayrıntılı bilgiye ulaşabilirsiniz.

4734 sayılı kanunun 3 (b) maddesi, “Savunma, güvenlik veya istihbarat alanları ile ilişkili olduğuna veya gizlilik içinde yürütülmesi gerektiğine Cumhurbaşkanı veya ilgili bakanlık tarafından karar verilen veya mevzuatı uyarınca sözleşmenin yürütülmesi sırasında özel güvenlik tedbirleri alınması gereken veya devlet güvenliğine ilişkin temel menfaatlerin korunmasını gerektiren hallerle ilgili olan mal ve hizmet alımları ile yapım işleri”ni düzenler. Söz konusu kanun maddesi ile ilgili son güncelleme, Resmi Gazete’nin 22 Mart’ta yayınlanan 30368’inci sayısında yayınlanan 19.2.2018 tarih ve 2018/11536 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yapılmıştır. Buna göre SSB, aşağıdaki şekillerde alım yapabilir: (1) Teklif alabilir, (2) tek kaynaktan temin edebilir veya (3) yarışma yöntemini uygulayabilir.

Teklif almak demek, SSB tarafından uygun görülenlerden teklif alınan ve ihale konusu işin teknik detayları ile teklif fiyatlarının görüşüldüğü yöntemdir.
Tek kaynaktan temin edebilir demek, SSB’nin belirli bir üreticiden ürünü doğrudan alması demektir.
Yarışma yöntemi, teknoloji gösterimi için prototip ürün/platform gerçekleştirmeyi hedef alan projeler için birden fazla firmanın kabiliyetlerinin karşılaştırmalı olarak değerlendirilmesi suretiyle temin edildiği yöntemdir.

SSB’nin bu alım yöntemlerinden hangisine karar verebileceği de kanunlarda belirlenmiştir; karar kriterleri bellidir.

İhale Dönemi

TÇD yayınlandığında, TÇD’nin alınması için gerekli şartlar da SSB web sitesinde yer alır. Şartları sağlayan firmalar tarafından TÇD alınır ve ihale hazırlıklarına başlanır.

(SSB tarafından yayınlanan çoğu TÇD, Millî Savunma Bakanlığı’nın Savunma Sanayii Güvenliği mevzuatına uygun çalışmayı gerektirir. Millî Savunma Bakanlığı Savunma Sanayii Güvenliği mevzuatına uygun çalışan firma olmak, gerekli denetim ve kontrollerden sonra ilgili belgelere sahip olmak demektir. Dolayısıyla, biz bu mevzuatı okuduk, anladık, buna göre çalışacağız gibi bir beyan ile iş yürütülemez. Belgeleri almış ve akredite bir kuruluş haline gelmek zorunludur. Bu konuya Savunma Sanayii Güvenliği sayfamızda değinmiştik.)

Tedarik edilecek platform, sistem ve alt sistemlerin çeşit ve tipine bağlı olarak değişiklik gösterse de SSB tarafından yayınlanan bir TÇD’de genellikle aşağıdaki bölümler mevcuttur:

Taslak Sözleşme Metni
Teknik İsterler
İş Tanımı
Diğer Kılavuz, Plan, Form, Matris, Liste ve Belgeler

Her teklifte olduğu gibi, SSB TÇD’lerine cevaben hazırlanan teklifler de uzun, titiz ve dikkatli bir hazırlık gerektirir.

İyi bir teklifin herhangi bir hatadan muaf olması yeterli değildir. Ayrıca, aynı TÇD’ye cevaben teklif hazırlayan firmalar arasında da en iyi fiyat, kalite ve teknik özelliği sunabiliyor olması lazımdır.

Şimdi TÇD’yi alarak ihale sürecinde olan bir firma içinde teklif hazırlama kapsamında yapılan faaliyetlere göz atalım:

TÇD Bilgilendirme Toplantısı
Teklif Başlangıç Toplantısı
Teklif Fiyat Değerlendirme Toplantısı

Burada önemli olan, söz konusu üç temel faaliyetin amacını kavrayabilmektir. Bu toplantılara her firma farklı isimler verebilir. Bazı firmalar toplantı ile değil başka usullerle bu işlevi yerine getirebilir. Ancak işin felsefesi değişmez. Madem bir TÇD alındı ve bir ekip tarafından teklif hazırlanacak, o zaman bu ekibin, karar vericilerin, üst yönetimin söz konusu TÇD ile ne istendiğine dair bilgilendirilmesi zaruridir. Bu işlevi yerine getiren toplantı TÇD bilgilendirme toplantısıdır.

Farklı gerekçelerle, her alınan TÇD’ye teklif verilmeyebilir. Bazen bir TÇD alırsınız ve istenen işin firmanız faaliyet alanına uygun olmadığını, TÇD’de belirtilmiş bazı şartlar sebebiyle avantajlı olamayacağını değerlendirebilirsiniz. Bu durumda bir TÇD’ye teklif verilecek mi, verilmeyecek mi, yöneticilerin buna karar vermesi gerekir. Eğer teklif verilecekse, o zaman haydi bakalım şu teklifi hazırlıyoruz diye diğer ayrıntılı ve önemli bir toplantı yapılır. Bu toplantıya da Teklif Başlangıç toplantısı adı verilir.

Teklif hazırlanır ve son noktaya doğru bir teklifin en önemli öğelerinden biri olan fiyat ortaya çıkar. Yöneticilerin fiyatı oluşturan maliyet kalemlerini incelemesi, kontrol etmesi, gerekli görülürse düzeltmeler istemesi ve fiyata yönelik stratejiyi ortaya koyması gerekir. Bu işin yapıldığı toplantıya da teklif fiyat değerlendirme toplantısı adı verilir.

Araya, farklı ihtiyaçları karşılayacak başka toplantılar da konulur. Sonuçta teklif hazır hale gelir. Fiyatı, içeriği tam olan, gözden geçirilmiş, üst yönetimin mutabakarı ve onayının alındığı bir teklif artık SSB’ye sunulmaya hazırdır.

Teklif Yönetimi ile ilgili bilinmesi gereken diğer önemli hususlar şunlardır:

1) Teklif hazırlığı bir ekip işidir. Başından sonuna kadar, hazırlanan teklif ve eklerinin versiyonlarının kontrolünü, güncellenen ve üst yönetimi bilgilendiren bilgi notlarının hazırlanmasını, koordinasyon için ekipler arasında toplantılar yapılmasını içerir.

2) Her teklifin bir stratejisi, metodolojisi ve teklif fiyatının ortaya çıkmasında etkili olan bir tahmin yöntemi mevcuttur.

Teklif stratejisi üst yönetim tarafından belirlenir ve çoğu zaman alt kadrolarda çalışanların söz konusu stratejiden haberi olmaz. Teklifi hazırlayanların stratejinin bütününü bilmesi her zaman da gerekli değildir. Teklifi hazırlayanlar, teklif hazırlamaya yetecek ölçüde stratejiyi bilmelidir. Bu ayrımı yapmak ve yönetmek de üst yönetimin görevidir. Teklif stratejisi, teklifin sunulacağı anda ve sonrasında "bilmesi gereken prensibine uygun olarak ortaya" konulur. Teklifi hazırlayan ekipler için her zaman geçerli olan tek strateji, en düşük maliyetle, teknik isterleri tam karşılayan çözümü oluşturmak, içerik olarak tam ve hatasız bir teklif hazırlamaktır. Bu hiçbir zaman değişmez. Üst yönetici kadrolarda çalışacağınız zamana kadar, yıllar boyunca hazırlayacağınız tüm tekliflerde, geçerli strateji budur. Bunun aksine dokunuşlar, ancak ve ancak üst yönetimin bütüncül stratejisinin bir parçası olabilir.

Teklifin metodolojisi, kurumsal firmalarda iç süreçlerle belirlenmiştir. Kim hangi formları hangi sırayla hazırlayacak, hangi onay aşamalarından ve gözden geçirme faaliyetlerinden geçecek, şirket prosedürleriyle belirlenmiştir. Bu sebeple, teklif hazırlama sürecinin yazılı olduğu firmalarda söz konusu süreçlerin okunarak anlaşılması ve uygulanması, yeterli ve gerekli olacaktır. Süreçler, yaşayan mekanizmalardır, firma yapısı, kadrosu, değişen mevzuatlar, firmada mevcut bilgi teknolojileri alt yapı ve araçları dahil, pek çok faktöre bağlı olarak sürekli güncellenirler.

Kurumsal firmalarda uygulanmakta olan teklif hazırlık süreçleri genellikle aşağıdaki adımlardan oluşur:

TÇD Bilgilendirme Toplantısı

Toplantıda TÇD’nin özeti sunulur. Amaç, karar vericileri, yöneticileri ve farklı disiplinlerden katılımcıları (finans, hukuk/sözleşme yönetimi, proje yönetimi, kalite yönetimi, entegre lojistik destek, mühendislik, üretim, satınalma, vd.) TÇD hakkında kısaca bilgilendirmek ve bir sonraki koordinasyon toplantısına kadar incelenecek, değerlendirilecek konuları işaret etmektir.

TÇD

Farazi bir TÇD özeti, fkir vermek amacıyla, sunum formatından bağımsız olarak aşağıda verilmiştir:

SSB.lığı’nın 02.10.2023 tarihli TÇD’si ile, Kara Kuvvetleri envanterinde mevcut 180 adet x sınıfı zırhlı muharebe aracının modernize edilmesi talep edilmiştir.

A, B, C, D, E, F, G ve H firmaları’nın TÇD’yi aldığı ve teklif verecekleri öğrenilmiştir.

Teslimatların 24 ayda tamamlanması talep edilmiştir.

X sınıfı zırhlı muharebe aracında modernize edilmesi talep edilen alt sistemler şunlardır:

Decoy Sistemi
İç Konuşma Sistemi
Görüş Sistemi

Teklif tarihi 17.11.2023’tür.

Teklif aşağıdaki bölümlerden oluşacaktır:

Sözleşme Taslağı
Teknik İsterler
İş Tanımı
Proje Uygulama Takvimi
Teslimat Listesi ve Adetleri
Doküman Veri İstek Listesi
İş Payı Dağılım Ağacı
Test ve Değerlendirme Ana Planı
Teknik İsterler Doğrulama Matrisi
DEMAT, DEMAM, DEMAV Listesi
İhracat Lisanları Listesi
Kalite Yönetim Sistemi Belgesi
Fiyat Dağılım Ağacı
Ödeme Planı
Geçici Teminat Mektubu

TÇD ile ilgili önemli diğer maddeler şunlardır:

Garanti süresi 36 ay
Gecikme cezası gecikilen her gün için Sözleşme bedeli üzerinden %0,05 (onbinde 5) ve toplamı Sözleşme bedelinin %30’u ile sınırlı
Yurtdışından satın alınacak son kullanıcı belgesi gerektiren tüm mal ve hizmetlerin teklifte belirtilmesi talep edilmiştir.
Teklif Türk lirası cinsinden verilecektir, teklif fiyatı eskalasyona tabidir.
Geçici teminat oranı %3, kesin teminat oranı %6’dır.
Avans tutarı %10’dur.
KDV ve gümrük vergisi muafiyeti mevcuttur.
Uyulacak standartlar şunlardır:
Kalite Yönetimi: …
Konfigürasyon Yönetimi: …
Ürünün Fikri ve Sınai Mülkiyet Hakları SSB.lığı’na ait olacaktır.
Tesis Güvenlik Belgesi ve projede görevlendirilecek personelin kişisel güvenlik belgesi olması zorunludur.
Arızalı ürün 3 takvim günü içinde yenisiyle değiştirilecek, arızalı birim en geç 45 gün içinde onarılarak müşteriye teslim edilecektir.

Karar vericiler, pek çok kritere göre bir durum değerlendirmesi yapar ve teklif hazırlama veya hazırlamama kararı verirler (bu karar daha ileri aşamalarda da verilebilir). Genellikle, her firma şansını zorlamayı ve mümkün olduğunca fazla teklif vermeyi amaçlar. Ancak teklif hazırlamanın da bir maliyeti vardır; dikkate alınmalıdır. Teklif hazırlama maliyetleri, pek çok firmada toplam işçilik maliyetlerinin %15’ine kadar ulaşabilmektedir. Daha da yüksek oranlar söz konusu olabilir. Bazen ilk proje alınana kadar bir departmanda çalışan herkes uzun süre teklif hazırlığı kapsamında çalışır. Böyle bir durumda, söz konusu personelin tüm maliyetleri, teklif maliyetinin içindedir. Dolayısıyla hazırlanan teklif sayısı değil, kazanılan ihale sayısı gerçek performans ölçüsüdür.

Teklif Başlangıç Toplantısı

Teklif hazırlanması kararı verildiğinde, teklif ekibi oluşturulur. Teklif yöneticisi atanır. Teklif yöneticisi ile birlikte çalışacak, teklifin gerektirdiği her bir disiplini temsilen görevlendirmeler yapılır. Teknik isterlere yönelik sistem çözümünün oluşturulması için mühendislikten (donanım, yazılım, mekanik, sistem, test, entegrasyon, vd.), kalite yönetiminden, entegre lojistik destek, finans ve muhasebe, üretim, üretim planlama, satınalma, sözleşme yönetimi gibi birimlerden personel görevlendirmeleriyle teklif hazırlığına başlanır.

Firmalar, teklif hazırlık sürecinde pek çok şablon kullanırlar. Söz konusu şablonların bir kısmı Project, Visio, Excel, Word gibi MS Office veya muadili programlarla, bir kısmı ise Oracle, SAP, MRP gibi kurumsal kaynak yönetimi yazılım ve yönetim araçlarıdır.

Türkiye’de savunma sanayiinde faaliyet gösteren 10-15 firmayı bir kenarda bırakırsak, MS Office araçları halen yaygın kullanılmakta olan yazılım araçlarıdır ve yeterlidir.

Teklif Fiyat Toplantısı

Bir teklif çalışmasının en heyecanlı anları, maliyetlerin ortaya çıkmaya başladığı anlardır. Sunulacak sistem çözümünün gerektirdiği işçilik saatleri, malzeme maliyetleri, sigorta, nakliye, navlun, muhtelif vergiler, yatırım kalemleri, yedekler, finansal maliyetler, damga, resim, harç maliyetleri, noter masrafları, dağıtım giderleri ve daha niceleri büyük bir titizlikle belirlenir, risk ve kâr oranı ile ilk teklif fiyatı elde edilir.

Teklif yöneticisinin teklif hazırlama ekibi ile birlikte yönetim kademesine yaptığı bir toplantıda, maliyet kalemlerinin ortaya çıkartılışında kullanılmış olan varsayımlar, tahminleme yöntemleri ve dikkate alınan hususlar gözden geçirilir ve düzeltmeler yapılır. "Onu az yazmışsınız", "şunu ekleyin", "bunu çıkartın", b"unu niye böyle düşündünüz", "bunu unutmuşsunuz", "mükerrer olmuş" ve benzeri görüşlerle ele alınan maliyet kalemlerine bir sonraki fiyat çalışması için yön verilir. Bu nokta, üst yönetimin -genellikle- teklif stratejisini sürece dahil etmeye başladığı önemli noktalardan biridir.

Bir sonraki aşamada, güncellenen fiyat ile benzer bir toplantı daha yapılır. Bu arada tüm teklif içeriği, teklif ekibi tarafından kontrol edilmiş, üst yönetim tarafından tecrübeyle sabit dikkat edilmesi gereken noktalar işaret edilmiş ve dikkate alınmıştır. Artık teklif son haline çok yaklaşmıştır.

Yukarıda basitleştirilmiş, özet bir şekilde ifade ettiğim teklif hazırlama sürecinin aylarca sürdüğü büyük teklif çalışmalarının ne kadar meşakkatli olduğunu yaşayarak tecrübe etmek lazım. Belki ilk yıllarınızda birilerinin hazırlayıp verdiği, size bir şey sormadığı veya kısıtlı birkaç soruyla dahil olduğunuz teklif süreci, özellikle iş geliştirme, proje yönetimi, sözleşme yönetimi ve mühendislik yöneticileri için her geçen yıl daha da fazla sürece dahil olduğunuz, zaman zaman tüm mesainizi aylarca harcayacağınız bir şekle bürünecektir.

Teklif çalışmalarında, kurumsal firmalarda yük direktör, müdür ve yönetici/lider kadrolarının omuzlarına biner. Girişimciler ve çoğu kobi ölçeğindeki firmada -genellikle- her disipline karşılık gelen bir personel olmadığı için, tek bir personelin birden fazla disiplinin işini yapması gerekir. Start-up ve girişimcilerde, küçük şirketlerde adeta iviçre çakısı gibi her işe koşan kurucular, ortaklar veya bir kaç üst düzey yönetici, her işi yüklenen ve yürüten kişiler pozisyonunda olurlar.

Bir teklifte, teknik çözümün ve teklifin diğer isterlerinin karşılandığı varsayımıyla, fiyat en önemli öğedir. Teklif fiyatlandırmasını doğru yaptıysanız ve %10 kâr ile bir teklif sunuyorsanız, büyük ihtimalle o işten zarar edeceksinizdir. Sebebi %10 kâr’ın yeterli gelmemesi değil, çok büyük bir ihtimalle doğru fiyatlandırma yapmamış olmanızdır. Büyük bir olasılıkla işi zamanında biritemeyecek, siz veya sizin dışınızda sebeplerden kaynaklanan girdilerle proje plandan büyük ölçüde sapacak ve belki de birikerek 3-5 yıl içinde küçük bir proje(ler) mezarlığınız olacaktır. Tüm bu olasılıkları hesaba katarak bir fiyatlandırma yaptığınız durumda da muhtemelen teklif fiyatınız rakiplerinize göre yüksek kalacak ve bu sefer de zaten işi alamayacaksınızdır. Zarar etme olasılığı ile işi alamama olasılığı içinde gidip gelen bir teklif fiyatı, işte bu yüzden çok önemlidir ve bir şablondan, bir süreç tanımından, prosedürden veya dokümandan çok daha fazlasıdır.

Şimdi konumuza geri dönelim.

Teklifi SSB’ye verdik, ya sonrası?

Teklif SSB'ye sunduktan sonra beklemeye başlarsınız. Pek çok firmanın belki de aylarca çalışması sonrasında sunmuş olduğu teklifler, SSB tarafından tek tek açılarak mukayeseli bir değerlendirmeye tabi tutulur. Bu süreç doğal olarak vakit alır. Sonuçta teklifin hazırlanışı gibi, değerlendirilmesi de önemli, uzmanlık gerektiren bir iştir.

SSB, kendisine sunulan teklifleri değerlendirirken, söz konusu mukayeseyi hakkaniyetle yapabilmek için ancak gerektiği zaman teklifinizde yer alan bazı açıklamalarınız için ilave bilgi talep edebilir, sorular sorabilir. Siz de size yöneltilen soruları cevaplamaya, ilave açıklamalar yapmaya devam edersiniz. İş fiyat aşamasına geldiğinde, SSB -genellikle- bir BAFO (Best and Final Offer – En İyi En Son Fiyat) talep eder. Meali, “biraz daha fiyat düşün” demektir. Tüm firmalar tekliflerini güncelleyip yeni düşük fiyatlı tekliflerini SSB'ye tekrar sunarlar. SSB, gerekli görürse bir kere daha BAFO ister. Siz de her seferinde en iyi ve en son, yani en düşük fiyatım bu diyerek güncellediğiniz teklif fiyatını SSB'ye sunarsınız. Teamül, %5-10 civarı fiyat düşerek işi almaktır ancak bazen rekabet çok kızışır ve çok daha fazla fiyat düşerek, hatta stratejik olarak işi almanızın bir zorunluluk olduğunu düşünüyorsanız, neredeyse zararına fiyatlar teklif edip işi almak için tüm şansınızı zorlarsınız.

SSB, SSİK kararlarını uygulayıcısıdır. Yani, aldığı bir proje yetkisini, tahsis edilmiş en düşük bütçe ile Sözleşme’ye bağlayarak işi başlatmayı hedefler. Devlet menfaati de bunu gerektirir. Dolayısıyla SSB, en düşük fiyatı alana kadar firmaları adeta silkeler. Firmalar da işi alabilmek için becerebildiği kadar silkelenmeye izin verir. Normal şartlar altında bir ihale süreci bu şekilde neticelenir.

SSB, bir iş için firmalardan aldığı teklifleri artık son fiyata indirdiğine kâni olduğunda, “efendim biz sizlerden aldığımız yetki ile şu işi için firmalardan teklifleri aldık, en avantajlı fiyatı “x” firması verdi, müsaadenizle “x” firmasıyla sözleşme görüşmelerine başlamak istiyoruz” mealinde, SSİK’ten bir onay daha alır. Her şey SSİK'e arz edilmez tabii ki, SSB'nin de kendi yetkisi içinde kalan tutarlarda projeleri başlatma ve süreci yürüttüğü işler vardır. Dİğer bir deyişle, iş Savunma Sanayii Başkanının yetki ve limitleri içinde kalan bir işse, SSİK’e çıkartılmadan da Savunma Sanayii Başkanı olur emriyle başlatılabilir. Ancak büyük işler mutlaka tekrar SSİK onayına gider.

SSİK, zaten Sayın Cumhurbaşkanı davetiyle toplanan bir kurul olduğundan, devlet büyüklerinin program ve önceliklerine bağlı olarak her ay toplanmaz, bazen de ertelenir ve devletin başka öncelikleri sebebiyle bir miktar süre daha geçer. İhale/Proje/İş, SSİK gündeminde görüşüldüğünde ve SSİK'in uygun bulması halinde, SSB’ye “x” firmasıyla sözleşme görüşmelerine başlanması yetkisini verilir.

Sonrasında bir gün, Sözleşme görüşmelerine davet edildiğinize dair bir yazı alırsınız ve Sözleşme görüşmeleri başlar. Sözleşme görüşmelerinde amaç, vermiş olduğunuz teklif üzerinden son rötuşlarla Sözleşmeyi imzalayacak noktaya gelmek ve projeyi başlatmaktır.

İhale bitip işi aldığınız resmileştiğine göre, artık "İhale Sonrası döneme" bakabiliriz...

İhale Sonrası Dönem

Sözleşme görüşmelerine davet edildikten sonra Sözleşme yürürlüğe girene kadar geçen süreç de önemli bir süreçtir. Bir rekabetten kazanarak çıkmış olmanız, Sözleşme’nin imzalanarak yürürlüğe gireceği anlamı taşımaz. Evet, normalde olması beklenen budur ancak sektörde alınan işin sonrasında Sözleşme’nin yürürlüğe giremediği için işin başlatılamadığı örnekler de mevcuttur.

Sözleşme görüşmeleri iki dönemde ele alınabilir:

1) Sözleşmenin taraflarca imzalandığı ana kadar olan dönem

2) İmzalanmış Sözleşmenin yürürlüğe girdiği ana kadar olan dönem.

[Proje Yönetimi terminolojisinde genellikle T0 (T Sıfır) olarak adlandırılan nokta normal şartlar altında Sözleşmenin yürürlüğe girdiği tarihi işaret eder.]

Sözleşmenin İmzalanması - Sözleşme Görüşmelerine Davet Edildikten sonra Sözleşmenin Taraflarca İmzalandığı Tarihe kadar olan Dönem:

Bu süreçte Sözleşme üzerinden geçilir. Açık olarak anlaşılamayan hususlar varsa açıklık getirilir. Pratik olarak, müşterinin ilave talepleri söz konusu olabilir. İlave talepleri olması durumunda, söz konusu talepleri firmalar reddeder, müşteri talep eder, orta noktada buluşulur, orta nokta genellikle müşteri lehine, müşteri taleplerine daha yakın bir noktadır. Söz konusu talepleri zaman zaman firma tarafında da gündeme getirilebilir.

Birkaç farazi örnekle açıklayalım…

HvKK.lığı, “x” sistemi için belirlemiş olduğu ihtiyaçları tedarik edilmesi için SSB’ye iletmiş olsun. SSB, söz konusu ihtiyaçlara istinaden hazırladığı TÇD’yi HvKK.lığı ile koordine ederek firmalardan teklif toplamak için yayınlamış olsun. TÇD’nin yayınlandığı tarihe T1 tarihi diyelim.

Firmalar T1 + 3 ay içinde tekliflerini sunmuş olsunlar. Tekliflerin sunulmuş olduğu tarihe T2 diyelim.

SSB firmalardan aldığı teklifleri değerlendirsin ve açıklamalar talep etsin, BAFO talep etsin, son fiyatta mutabık olduğunda seçtiği firmayı Sözleşme görüşmelerine davet etmek için T2 + 8inci ayda SSİK’ten onay alsın. Bu tarihe de T3 diyelim.

A firması, Sözleşme görüşmelerine davet edildikten sonra T3 + 2 ay boyunca görüşmeleri yürütsün ve artık Sözleşme karşılıklı olarak imzalanabilecek noktaya gelsin, bu noktaya da T4 diyelim. Sözleşme’nin de aynı tarihte yürürlüğe girdiğini varsayalım.

Şimdi bakalım ne kadar süre geçmiş;

(T1 +3) + (T2 + 8) + (T3 + 2) = 13 ay

Özellikle büyük projelerde, TÇD yayınlandıktan 13 ay sonra bir Sözleşme imzalayarak iş başlatılabiliyorsa, bu genellikle iyi bir örnektir. TÇD yayınlandıktan sonra bütçe sıkıntıları olabilir, devletin tedarik önceliklerinde değişiklikler ortaya çıkabilir, firmalar teklif hazırlıklarını tamamlamak için ek süreler isteyerek süreci uzatabilirler, BAFO süreci birkaç kere tekrarlanabilir, kısacası, pek çok sebeple, TÇD'nin yayınlanış tarihi ile Sözleşmenin imzalanması arasındaki süre uzayabilir. Bu sürenin yıllarca sürdüğü pek çok proje örneği vardır.

Bunların dışında da sebepler olabilir. Örneğin, son kullanıcının harekat sahasındaki ihtiyaçları değişir, teknoloji gelişir, daha önce olmayan bazı özelliklere sahip yeni sistemler ortaya çıkar, son kullanıcının daha önce öncül görmediği teknik bir özellik harekat ortamında önem kazanabilir, uluslar arası krizler, buhranlar ortaya çıkabilir, ambargolar söz konusu olabilir veya diğer benzer sebeplerle müşteri veya firma tarafından gündeme getirilmesi zaruri olanlar da dahil taraflar son ana kadar değişikliklere adapte olacak en iyi Sözleşmeyi imzalayabilmek için müzakere ederler.

Sözleşmenin Yürürlüğe Girmesi - İmzalanmış Sözleşmenin Yürürlüğe Girdiği Ana Kadar Olan Dönem:

Bir Sözleşmeyi yürürlüğe sokmak için gerekli geleneksel adımlardan biri firmanın vereceği kesin teminat mektubudur. Pek çok sözleşme, kesin teminat mektubunun sunulmasıyla yürürlüğe girer. Ancak, ihracat lisansına tabi malzeme içeren Sözleşmeler için durum farklıdır. SSB, Sözleşme’nin yürürlüğe girmesi için firmanın ilgili ihracat lisansını sunmasını talep eder ve Sözleşme yürürlüğü de söz konusu lisansın sunulmasıyla başlatılır.

İhracat lisansı, firmanın teklifinde yer alan çözümde, yurt dışından alınacak ve üretici yabancı ülkenin söz konusu malzemenin Türkiye’ye satışına ve askeri amaçla kullanılmasına izin veren, yabancı ülke devlet/hükümetinin resmi iznidir.

Özellikle ihracat lisansı gerektiren büyük projelerde, imzalanan bir sözleşmenin yürürlüğe girmesi planlanandan daha uzun sürebilir çünkü sürecin uzamasının sebebi yabancı bir ülkenin onayıdır.

Sunumu indir (PDF)