YAZIŞMALAR VE RAPORLARDA İFADE BÜTÜNLÜĞÜ

Yazı Dili

Soru eki “mı/mi/mu/mü” ayrı yazılır.

Toplantı saat 10:00’da mı?

Kabul Testine Kara Kuvvetleri temsilcisi gelecek mi?

İHA başarıyla uçtu mu?

Yanlış yazacak mısın?

Öğrenecek misin?

Bu ek aşağıdaki şekilde kullanıldığında da ayrı yazılır:

İyi mi iyi!

Bağlaç “de/da” ayrı yazılır.

Sonunda test de bitti.

Bayramda da vardiya yapılacak.

İşlem maddelerinin de üzerinden geçelim.

Bağlaç ise hiç bir zaman te/ta şeklinde yazılmaz.

İnceleyip de sorunu bulamamak var. (İnceleyip te değil!!!)

“Ya da” olarak ayrı yazılır.

Bulunma durumu eki “de/da/te /ta” bitişik yazılır.

işte, fabrikada, sahada, uçakta vb.

Bağlaç “ki” ayrı yazılır.

Yeter ki sen öğrenmek iste

Yanlış yazdı ki uyarı aldı,

Kaldı ki ana dilimiz.

Kalıplaşmış kullanımları bitişik yazılır.

belki, çünkü, hâlbuki, mademki, meğerki, oysaki, sanki.

Şüphe ve pekiştirme göreviyle kullanıldığında da ayrı yazılır:

Faturayı kestin, ödemeyi aldın mı ki?

Anlatım Bozuklukları

Cümle içinde gereksiz sözcük kullanmak, anlamları veya yazılışları benzer olan sözcükleri karıştırmak, sözcükleri anlamları dışında kullanmak, sözcükleri yanlış türetmek, sözcüğü cümle içinde yanlış yerde kullanmak, anlamca çelişen sözcükleri bir arada kullanmak, deyimleri veya atasözlerini yanlış kullanmak, cümlede mantık hataları yapmak anlatım bozukluklarına yol açabilir.

Bir de yapısal yani dil bilgisi bakımından anlatım bozuklukları var.

Anlatım bozuklukları zor tedavi edilir.

E-Posta Yazışmaları

E-posta en sık kullanılan yazılı iletişim şeklini aldı.

Şirket içinde departmanlar arasında, müşterinizle, SSB ile, diğer paydaşlarla işin yürütülmesinde en pratik yazılı iletişim aracı.

Sık Yapılan Hatalar

Konusu olmayan e-posta göndermeyiniz. Konu kısmının boş bırakıldığı e-postalar allerjendir, Astınız, denginiz veya üstünüz, konu kısmı boş bırakılmış e-posta göndermeyiniz.
E-postalarda whatsapp mesajlarında kullanılan yeni nesil kısaltmaları kullanmayınız.
İmla kurallarına ve doğru Türkçe ile yazışmaya dikkat ediniz.
E-postalarınızı, “Ben yazarım, benden çıksın da kime giderse gitsin bu mesaj” şeklinde ilgili ilgisiz onlarca kişiye adreslemeyiniz. “To” yani “Kime” kısmı e-postanın “gereği” kısmıdır, “CC” yani “bilgi” kısmı da, adı üstünde- bilgi kısmıdır.
Yap, et, gönder, yolla gibi kısa ve sorun yaratma potansiyeli olan ifadeler yerine, yapar mısın, gönderir misin, yollar mısın gibi ifadeler kullanınız.
Hitap kısmında Bey ve Hanım diye hitap ederken, büyük harfle yazınız (Ahmet Bey gibi, Ahmet bey doğru değil!)
Her türlü yazışmada genel kuraldır; “arz” ve “rica” kullanımına dikkat ediniz. İlk öğrenmeniz gerekenlerden biri “arz” ve “rica” kelimelerinin doğru kullanımıdır.

Arz ve Rica

Astlar üstlerine arz eder, aynı seviyedeki kişiler birbirine arz eder, üstler astlarından rica eder.

Örneğin, SSB’den bir uzmana e-posta atacaksınız. SSB, en üst tedarik makamı olarak her firmanın üstüdür. SSM’den uzmana e-posta atarken, uzmanın kim olduğunun bir önemi yoktur çünkü kendisi SSB’yi temsil etmektedir. Dolayısıyla, SSB’den bir uzmana e-posta gönderirken, rica ederek değil arz ederek bitirmeniz lazım.

Ofis içinde mesai arkadaşlarınızla yazışırken bu kurala uymak önemli değil, ancak e-postayı müşterinize, ana yüklenicinize, MSB veya SSB’ye ya da diğer bir devlet kurumuna gönderirken dikkat etmek gereklidir.

Senaryo

Diyelim ki, 2 Haziran 2022 Perşembe saat 10:00’da XYZ Projesi Kabul Testi Hazırlıkları amacıyla şirketiniz “Mavi Vatan” toplantı salonunda yapılacak bir toplantı için e-posta göndereceksiniz. Bu konuda bir e-postayı değişik kademelerdeki kişilere aşağıdaki örneklerde belirtildiği şekilde atmanız uygun olacaktır:

Senaryo E-Posta Örneği-1

SSB veya Müşterinizi toplantıya davet etmek için:

Konu: XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıkları Toplantısı

E-posta Metni:

2 Haziran 2022 Perşembe günü saat 10:00’da, firmamız “Mavi Vatan” toplantı odasında XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıkları konusunda yapılması planlanmış olan toplantıya katılımızı tensiplerinize arz ederiz.

Saygılarımızla,

Adınız Soyadınız

Pozisyonunuz

Senaryo E-Posta Örneği-2

Şirketinizdeki yöneticinize böyle bir toplantı planlandığını sadece bilgi vermek için:

Konu: XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıkları Toplantısı

E-posta Metni:

XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıklarına yönelik toplantının 2 Haziran 2022 Perşembe günü saat 10:00’da “Mavi Vatan” toplantı odasında yapılması planlanmıştır.

Bilgilerinize arz ederim.

Adınız Soyadınız

Pozisyonunuz

Senaryo E-Posta Örneği-3

Şirketinizdeki yöneticinizi de aynı toplantıya -programı uygunsa katılması için (yöneticinin toplantıya katılımı iş gereği zorunlu değil, ancak vakti olursa katılmayı tercih edebilir):

Konu: XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıkları Toplantısı

E-posta Metni:

XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıklarına yönelik toplantının 2 Haziran 2022 Perşembe günü saat 10:00’da “Mavi Vatan” toplantı odasında yapılması planlanmıştır. Programınıza uygun olması halinde, katılımınızı arz ederim.

Adınız Soyadınız

Pozisyonunuz

Senaryo E-Posta Örneği-4

Şirketinizdeki yöneticinizi de aynı toplantıya davet etmek için (yöneticinin normal şartlar altında katılması gerekiyor):

Konu: XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıkları Toplantısı

E-posta Metni:

XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıklarına yönelik toplantının 2 Haziran 2022 Perşembe günü saat 10:00’da “Mavi Vatan” toplantı odasında yapılması planlanmıştır. Kritik hususların görüşüleceği toplantıya açılış konuşması için katılımınızı arz ederim.

Adınız Soyadınız

Pozisyonunuz

Senaryo E-Posta Örneği-5

Aynı projede çalıştığınız meai arkadaşlarınızı toplantıya davet etmek için:

Konu: XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıkları Toplantısı

E-posta Metni:

XYZ Projesi Nihai Kabul Testi Hazırlıklarına yönelik toplantı 2 Haziran 2022 Perşembe günü saat 10:00’da “Mavi Vatan” toplantı odasında SSB katılımıyla yapılacaktır. Hazırlıkları tamamlayarak toplantı saatinde hazır bulunmamız gerekmektedir.

Adınız Soyadınız

Pozisyonunuz

E-posta Dili

E-posta yazışmalarında nasıl bir dilin kullanılacağını, çalışacağınız şirketteki e-postaları okuduğunuzda anlayacaksınız ve vakit geçtikçe yazı dili şekillenecek. Yöneticinizle olan birlikte mesai yoğunluğunuz da yazışmalara yansıyacak. Ancak, üst yönetim kademesiyle ve müşteri ile her zaman ciddi bir dil kullanmak size bir şey kaybettirmez; aksine kazandırır.

Düşünsenize, SSB’deki bir yöneticiye her hafta pek çok firma e-posta gönderiyor. Genel kabul gören usullere uygun yazı yazan birisiyle, arkadaşına mektup yazar gibi yazan, ne başını, ne de sonunu doğru ifadelerle kaleme alamamış birisi SSB'deki yöneticinin algısı açısından aynı olur mu?

E-Posta Örneği-6

Son önemli noktayı da hatırlayalım:

From: siz@xyz.com.tr To: xyz@ssb.gov.tr

Ahmet Bey,

24 Ocak 2022 günü Polatlı’da yapılacak test faaliyetine katılması planlanan firmamız personelinin ad soyad ve T.C. kimlik numaraları aşağıdadır:

Ali Veli TC No: 99999999999

Ayşe Fatma TC No: 99999999999

Bilgilerinize arz ederiz.

Saygılarımızla,

Adı Soyadı

Pozisyonu

Özellikle devlet kurumlarına gönderilen e-postalar, evrak diline yakın yazılırlar.

Resmi Yazı (Resmi Yazı)

Türkçe dil bilgisi ve yazım kurallarına uygun olarak (Türk Dil Kurumu Sözlüğü ve Yazım Kılavuzu) kaleme alınan evraklar, resmi yazışma statüsündedir

Resmi yazışmalar, firmanız adına yazdığınız yazılardır. Yani yazıyı kim imzalarsa imzalasın, yazıyı gönderen aslında kişi değil; şirkettir. Bu sebeple bu tür yazıları şirketi temsil etmeye yetkilendirilmiş kişiler imzalarlar. Evrak, şirket için bağlayıcı olan bir yazıdır.

Resmi Yazı Dili

Evraklarda, kurumsallığı sağlamak amacıyla, “Uyguladık”, “uygulayacağız”, “uygulamalısınız” gibi kişisel ifadelerden kaçınılınır, yerine “uygulanmıştır”, “uygulanacaktır”, “uygulanmalıdır” gibi ifadeler kullanılır.

Biraz Daha “Arz ve Rica”

Evraklar, “arz ederim” veya “rica ederim” ifadeleriyle bitirilirler. Arz etmek, ‘bir makama saygı bildirerek sunmak’ anlamına gelir. Tensiplerine arz etmek, “onay için sunmak” anlamına gelir.

Üst makamdan alt makama gönderilen yazılar ‘rica ederim’, ast makamdan üst ve aynı düzeydeki makama gönderilen yazılar “arz ederim’ ifadesi kullanılır.

Bir yazı aynı anda hem üst, hem de alt makama gönderiliyorsa, “arz ve rica ederim” ifadesi kullanılır.

Kamu kurumları, şirketlere gönderdikleri yazıları "rica ederim", şirketler de kamu kurumlarına gönderdikleri yazıları "arz ederim" ifadesi ile bitirirler.

Bir yazı sadece bilgi vermek için yazılıyorsa, bilgilerini…, bir işlem bekleniyorsa gereğini… şeklinde ifade edilir ("Bilgilerinizi arz ederim", "Bilgilerini rica ederim", "Gereğini arz ederim", "Gereğini rica ederim" gibi).

RAPORLARDA İFADE BÜTÜNLÜĞÜ

Raporlar, amacına uygun olarak pek çok formatta olabilir.

Rapor anlaşılır ve tam olmalıdır. Anlaşılırlığı ancak doğru Türkçe kullanımıyla mümkün olabilir. Raporun amacı, içeriği ve hitap ettiği okuyucu kitlesi raporların uzunluğunu belirler. Örneğin, teknik bir sorunu konu alan ve şirket içinde yayınlanacak bir raporla, aynı raporun aynı teknik sorunu konu aldığı ancak sadece Genel Müdür, İcra Kurulu veya Yönetim Kurulu için kaleme alınmış versiyonunun uzunluğu ve ayrıntısı aynı olmamalıdır. Üst düzey yöneticilerin ilgilenmekle yükümlü oldukları konuların fazla olduğu göz önünde bulundurularak, konunun anlam ve bütünlüğünü sağlayan en kısa rapor uygundur. Üst yönetimin karar almasında etkisi olmayacak gereksiz ayrıntılara yer verilmemelidir.

5N1K Prensibi

Bir faaliyet raporlanırken, 5N1K prensibi göz önünde bulundurulmalıdır.

Örneğin, tüm mesaisini, 3 yıl süre ile aynı projede testlerin icra edilmesine yönelik mühendislik faaliyetleri çerçevesinde geçiren bir çalışan, her gün aşina olduğu için kullandığı kısaltmalar veya ifade şekilleriyle bir faaliyeti raporladığında, 40 projeden sorumlu olan ve yılda 3 kere söz konusu proje hakkında önüne rapor gelen bir üst düzey yöneticinin bahs e konu kısaltmalara aşinalığı aynı olamayabileceğinden, alt kademe tarafından kaleme alınan raporların üst yönetim tarafından okunduğunda ilave soru sorma ihtiyacı doğurmaması makbuldür.

İfade şekli olarak 5N1K yöntemi ve kısaltmaların parantez içinde gösterilmesi uygun olacaktır.

Raporlarda Eksik İfadeler

Örneğin aylardır hazırlandığınız bir kabul testi yapıldı ve biri önemli, beşi önemsiz toplam 6 işlem maddesi açılarak tamamlandı. Firmanız, söz konusu kabul faaliyeti sonrasında fatura kesip ödeme almayı bekliyordu ancak kritik olan bir işlem maddesi gereğince ilave düzeltmeler yapılması ve testin belki de tekrarı gerekecek. Bu da fatura kesilmesine engel oluyor; şirketin de ödemesini alamayacak.

Örneğin şöyle raporlanır:

2 Haziran 2022 tarihinde gerçekleştirilen XYZ Projesi 4üncü Sistem Kabul Testi yapılmıştır.

Böyle bir rapor ifadesini okuyan yönetici doğal olarak bu cümleden kendisini ilgilendiren mevzularla ilgili tam bir çıkarımda bulunamaz.

Doğru rapor şekli şu şekilde olmalıdır:

2 Haziran 2022 tarihinde, SSB.lığı ve Kara Kuvvetleri Komutanlığı temsilcilerinin katılımıyla Hisar Atış Test Sahası/Aksaray’da gerçekleştirilen XYZ Projesi 4üncü Sistem Kabul testi kritik bir işlem maddesiyle tamamlanabilmiştir. Söz konusu işlem maddesi gereğince sistemde gerçekleştirilecek düzeltmeler akabinde, tahminen 3 hafta içinde Kabul Testi tekrar icra edilecek ve 50.000 ABD Doları tutarındaki fatura kesilebilecektir.

Bu rapor cümlesi 5N1K (Ne, Nerede, Nasıl, Neden, Ne Zaman ve Kim) sorularına tam yanıt vermektedir. Üst yönetim, şirkete girişi olması gereken ödemeyi gecikmeli olarak 3 hafta sonra keseceği fatura sonrasında alabileceğine yönelik olarak bilgilendirilmiştir. Bu gecikmeye sebep olan tek bir işlem maddesi olduğunu ancak 3 haftada çözülebileceği için belki de çok kritik bir durum olmadığını anlayabilir.

Hakkında bilgi verdiğiniz her konuyu 5N1K çerçevesinde test ediniz ve cümlenin tam olup olmadığına dikkat ediniz.

Raporlarda Kısaltmalar

Örneğin şöyle raporlanır:

2 Haziran 2022 tarihinde gerçekleştirilen XYZ Projesi 4üncü SIT faaliyeti yapılmıştır.

Üst düzey yönetici, bu rapor ifadesiyle de eksik bilgilendirilmiştir; ayrıca SIT kısaltmasının System Integration Test olduğunu bilmek zorunda değildir.

Sektörün terminolojisi geniştir. Hem askeri kısaltmalar, hem mühendisliğin farklı dallarında mevcut kısaltmalar, hem şirket özelinde mevcut kısaltmalar, hem de iş hayatının farklı disiplinlerinin getirdiği kısaltmalar, bunların Türkçesi ve çok yaygın olarak kullanılan İngilizceleri ile kısaltmalar bir kitapçık haline getirilebilir. Tüm bu kısaltmalar, askeri alanda da kuvvetten kuvvete farklılık arz eder. Kara harbindeki kısaltmalarla deniz harbindeki veya hava harbindeki kısaltmalar da farklı olabilir. Bazı kısaltmalar aynı olsa da farklı kullanım yerlerinde farklı açılımlara sahip olabilir. En uygunu, metin içinde kısaltmanın ilk geçtiği yerde parantez içinde anlamını verip daha sonra kısaltmayı kullanmaktır.

Risk Raporlamada Doğru İfade

Raporlardaki ifadeler, sadece 5N1K ile de yeterli hale gelmeyebilir. Buna en güzel örnek risk raporlarıdır.

Diyelim ki, bir risk rapor edeceğiz.

Örneğin şöyle raporlanır:

ABD’den satın alınmakta olan görüntü işleme kartının bahse konu ülke ihracat lisansı kısıtlamaları sebebiyle satın alınamama riski mevcuttur.

Bu ifade de eksiktir ve risk yönetiminin bütün prensiplerine de aykırıdır. Çünkü bir risk, nerede kaleme alınıyor veya rapor ediliyor olursa olsun, aşağıdaki formatta raporlanmalıdır:

……… GERÇEKLEŞİRSE, ……… MALİYETİNDE, ……… TAKVİM GECİKMESİNDE, ……… KAPSAMDA VEYA ……… (HER NE İSE!) ETKİ YARATACAKTIR.

Dolayısıyla, yukarıdaki tipik ve hatalı risk raporlanmasındaki ifade aşağıdaki şekilde olmalıdır:

ABD’den satın alınmakta olan görüntü işleme kartının bahse konu ülke ihracat kısıtlamaları sebebiyle tedarikinin yapılamaması durumunda, muadil özelliklere sahip bir görüntü işleme kartının firmamız tarafından geliştirilmesi zorunlu hale gelecektir. Söz konusu geliştirmenin projeye ilave maliyeti 350.000 ABD Doları olacak, tasarım faaliyetlerinde de takriben 6 aylık ilave bir gecikme ortaya çıkacaktır.

Buradaki risk raporu bir risk dokümanındaki rapor ifadesi değildir. Risk yönetimi dokümanları çok daha ayrıntılı analiz ve tablolarla riski raporlar, yönetim metodolojisini ve alternatifleri ele alır. Yukarıdaki örnek rapor, risk dokümanları dışında, örneğin faaliyet raporu, ilerleme durum raporu veya üst yönetim bilgilendirme raporu gibi dokümanlar için geçerlidir.

Raporlar çok çeşitlidir. Şirket süreç dokümanlarında bir kısmının içerik ve formatlı belirlenmiştir. Bir kısmı standartlarda, hatta sözleşmelerde içerik ve format olarak belirtilebilir. Bunların dışında yöneticilerin kendi işleri için belirlediği özgün formatlarda da olabilir. Örneğin bazı yönetim her ay sonunda faaliyetlerle ilgili çok ayrıntılı raporlar talep edebilirken, bazı yönetimler ise daha kısa ve öz rapor içerik ve formalarıyla yönetimi tercih edebilir.

Şablonlar

Şablonlar faydalıdır.

Bir raporun, dokümanın veya yazının içeriğini ve formatını ortaya koyar. İçerik belirlemek zordur. Örneğin Sistem Mühendisliği Yönetim Planı yazalım dediğimizde dokümanın hangi paragrafları olacak, hangi sıra ile olacak, bu doküman içeriğinde neye cevap verecek, hangi ayrıntıda olacak gibi pek çok soruya şablonlarla kolayca yanıt bulabilirsiniz. İçini doldurmak yine uzmanlık gerektiren ayrı bir iştir.

Formatlar için de durum aynı. Bir doküman veya rapor hazırladığınızda sayfanın neresine ne yazılacak, hangi punto büyüklüğü kullanılacak, satır aralığı ne kadar olacak gibi pek çok soruya yanıt buluruz.

Şablonlara nereden ulaşabileceğimizi bilmemiz bu aşamada yeterli.

Hazırlamanız gereken dokümanın şablonu, sözleşmede referans verilen bir standartla veya direkt sözleşmenin bir ekinde verilmiş olabilir; kontrol ediniz.
Pek çok dokümanın şablonu, çalıştığınız firmada kalite süreç ve prosedürlerinde verilmiş olabilir; kontrol ediniz.
Çalıştığınız firmanın intranet dokümantasyon ağında aradığınız dokümanın önceki bir projeden kalan örneği mevcut olabilir; kontrol ediniz.
Eğer yukarıdaki üç maddede de belirtilen yerlerde şablon mevcut değilse, internette arama yapınız, örnekler bulabilirsiniz.

Burada önemli olan, yukarıda belirttiğim sıra ile şablonları aramanız. Çünkü Sözleşme her zaman birinci önceliğe sahiptir. Sözleşmede belirlenmiş bir formatı, çalıştığınız firmanın belirlemiş olduğu genel bir format sebebiyle göz ardı edemezsiniz. Müşteri sizin firmanıza özel formatla ilgilenmez; ne istiyorsa sözleşmeye yazmıştır ve sözleşme esastır. Müşteri bir formatı sözleşmede belirlemediyse, o zaman size bırakmış anlamına gelir. O noktada da sizin kişisel tercihleriniz değil, kurumsal olarak belirlenmiş usuller öncelik taşır. Kalite sistemi esastır. Kalite sistemi de belirlemediyse, o zaman firmanın daha önceki işlerinde kullandığı bir dokümanı örnek alarak kullanabilirsiniz. O da yoksa, internette araştırabilirsiniz.